Лист мероприятия при организации праздников

Организаторы различных развлекательных мероприятий, имеющие определенный опыт в этом деле, используют сведения прошлых лет, поскольку она содержит полезные данные о площадках, помещениях, спонсорах, субподрядчиках, поставщиках, размерах издержек.

Также профессионалы имеют навыки в налаживании контактов и обмене различными идеями, и умеют ими грамотно пользоваться. Они разбираются в ресурсах, необходимых при организации различных мероприятий, таких как службы организации конференций и приемов туристических визитов. Целью этих служб является оказание поддержки в организации коллективных мероприятий и снабжение их информацией.

Типичный лист мероприятия включает такие пункты, как: название мероприятий, дата, время и место проведения, количество гостей, оформление, музыка, развлекательная программа, требования к проведению, контактную информацию, список артистов, еда и напитки, сумма издержек.

А что делать тем, кто только начинается заниматься организацией мероприятий? Им нужно стараться перенимать опыт профессионалов, пройти стажировку и сертификацию, постоянно наблюдать, задавать вопросы, интересоваться и запоминать. Кроме того, нужно уметь задавать правильные вопросы, касаемые организации мероприятия — музыка, акустика, освещение, помещения, развлекательные программы. Знание всех нюансов по этим вопросам поможет успешно скоординировать усилия людей, участвующих в организационном процессе.

Нужно отметить, что даже специалисты с многолетним опытом работы уделяют много времени на опросы перед планированием мероприятия. Список этих вопросов формировался и усовершенствовался годами, учитывая прошлые упущения и ошибки.

Например, необходимо знать, что где бы ни устраивалось мероприятие — в крупном городе или отдаленном районе — местным организациям поручено предоставлять организаторам помощь и различные услуги в проведении мероприятия. Можно наладить контакты с сотрудниками этих организаций — это сэкономит и время, и силы.

Некоторые специалисты пользуются мнемоническими приемами во время разработки программы мероприятия. Например, в компании BiZBash.com Idea Center используют аббревиатуру VERVE, которая расшифровывается как «Visualize, Energize, Ready the plan, Validate, and Expect the impossible», что в переводе означает «Визуализируй, прояви активность, составь план, обоснуй его и жди невероятного». Каждый фрагмент аббревиатуры соответствует этапу подготовки и указывает на моменты, на которые необходимо обратить внимание. Такое расчленение процесса на элементы способствует грамотной разработке концепции, эффективному планированию и поэтапному воплощению плана.

Другие организаторы утверждают о необходимости подробной, тщательной подготовки. В их числе и директор по продажам нью-йоркского концертного зала Metropoliten Фред Сейдлер. Этот человек является ветераном в сфере проведения особых мероприятий в Нью-Йорке. Он организовывал различные шоу в самых популярных ночных клубах и концертных залах мегаполиса, руководил проведением туров знаменитых музыкантов. На основе этого опыта Сейдлер дает новичкам советы по организации такого рода мероприятий, делится своими мнениями о продюсировании и планировании таких мероприятий.