Возможные риски при организации мероприятий

Для расчета нынешних рисков было изучено данные недельных оборотов финансовых средств компании Coca-Cola за последние десять лет. В интернет-эпоху для любого направления бизнеса информация приравнивается к деньгам. Успех вашего бизнеса зависит от умения реализовать потенциал информационных активов, то есть превратить информацию в интеллектуальную собственность.

Согласно концепции компании MicroStrategy, ее девиз звучит так: «Мы не создаем, а только обновляем то, что делаем». Концепция компании основана на законе физики, согласно которому материя не создается,  изменяется лишь ее форма. Это значит, что всё, что мы создаем сегодня, это повторение уже сделанного в прошлом. Какое отношение это имеет к нашей сфере? Самое непосредственное: информацию прошлых лет можно с успехом использовать  при организации различных мероприятий — она содержит знания о залах и помещениях, о персонале, контрагентах, о проблемах техники или условий и многое другое. Вы с успехом можете использовать эти данные на всех этапах подготовки.

Кроме этого, такие сведения дают возможность правильно оценить экономическую рентабельность мероприятий. Они помогают просчитать, принесет ли мероприятие доход хозяину. Знакомясь со старыми записями, можно найти нужную информацию, такую как: количество гостей, посетивших похожие мероприятия в прошлом, стоимость билетов, формы бронирования помещений и полученные доходы.

Целю деятельности Стивена Реветриа и Джереда Пола, известных специалистов в области организации развлекательных мероприятий, является организация большого количества мероприятий, для которых подходят конкретные помещения, и выполнение оперативных задач. Поэтому, использование исторических данных выступает средством оценки и сравнения соответствующих показателей.

Эти специалисты осуществляют сбор информацию о проектах других организаторов, ведущих свою деятельность в разных помещениях, но в том же секторе рынка. Сбор данных предоставляет им маркетинговую информацию, которую они смогут использовать для своих проектов.

Так, удостоверившись в важности исторических данных для организации развлекательных событий, вам следует придерживаться определенных принципов ведения производственной книги. Прежде всего, для каждого события нужно выделять отдельный журнал учета, в котором будут задокументированы все нюансы организации проекта.

После проведения мероприятия необходимо фиксировать все положительные и отрицательные моменты, которые затем следует проанализировать по следующим пунктам:

• неудавшиеся элементы мероприятия;
• ответственные за проколы, их меры и дальнейшие действия;
• работа поставщиков;
• определение положительных и отрицательных сторон.

Анализ результатов прошедшего мероприятия даст возможность по-новому взглянуть на причины успеха или неудачи и подскажет возможности для усовершенствования. Эти сведения лучше хранить в отдельном документе — в будущем он станет своеобразным справочником для над следующими проектами.

Чтобы не допускать ошибок в будущем, нужно учиться на прошлом. По этому поводу Стив Реветриа дает важный совет, который заключается в том что, в индустрии развлекательных мероприятий очень важны взаимоотношения между людьми.

Количество организаторов в этой сфере не очень велико, они знают друг друга, и любая информация распространяется очень быстро. Опыт — это хорошо, но исключительно важным является репутация человека. Можно допустить некоторые ошибки, но опыт и доверительные отношения с коллегами помогут сохранить профессионализм.